Sezon urlopowy dobiega końca i większość z nas powróciła już z zasłużonego, letniego odpoczynku. Oprócz pokonywania stanu lekkiego zdezorientowania, musząc na nowo „wdrożyć się” w swoje obowiązki, często powrót z urlopu jest dla nas swoistym nowym rozdziałem w pracy, kiedy to naładowani energią, postanawiamy być bardziej produktywni i efektywniej wykorzystać swój czas. Dlatego dzisiaj przybliżę Wam metodę Getting Thing Done, z którą jakiś czas temu zaznajamiał się zespół EPOS podczas dwudniowych warsztatów.
Doprowadź to, co robisz do końca.
Nazwę „Getting Things Done” możemy przetłumaczyć na „doprowadzenie roboty do końca” i choć kojarzyć się to może ze słynnym okrzykiem „Just Do It!” Shia LaBoufe’a, metoda ta niewiele ma z tymże hasłem wspólnego. Została ona stworzona przez Davida Allena, który opisał ją w swojej książce „Getting Things Done, czyli „sztuka bezstresowej efektywności”. W skrócie jest to metoda organizacji zadań i zajęć, oparta na uprzednim kolekcjonowaniu spraw i uporządkowaniu ich tak, aby powstał jasny plan działania. Hasłem przewodnim Davida Allena jest: „Your mind is for having ideas, not holding them”, czyli to, że nasz umysł powinien służyć nam jako generator idei, pomysłów, rozwiązań, a nie przechowalnia spraw, o których musimy, czy chcemy pamiętać.
5 kroków do porządku.
Proces organizowania w tej metodzie podzielony jest na 5 etapów.
I.
Gromadzenie - zbieranie wszystkich zobowiązań, zadań, myśli w jednym tzw. „koszyku” (Inbox). Koszyk może być fizyczny, jak np. tacka na biurku, czy szuflada, gromadząca różne papiery/materiały. Mogą to być też notatki w papierowej formie (notatniki), cyfrowe urządzenie (komputer, tablet, smartfon), a może być to połączenie różnych technik. Ważne jest jednak, aby na samym początku jasno określić, co będzie naszym „koszykiem” i postarać się, aby ich liczba była jak najmniejsza. Kolekcjonowanie pozwala nam na przeniesienie wszelkich informacji z głowy do konkretnego miejsca, gdzie mamy możliwość dalszego działania.
II.
Analizowanie - to podzielenie zebranych informacji na różne kategorie.
1. Zadania, których wykonanie zajmie nam mniej niż 2 minuty- należy je wykonać bezzwłocznie, aby nie „zaśmiecać” sobie nimi głowy.
2. Zadania, których wykonanie zajmie nam więcej czasu- takowe przenosimy do następnego etapu - „Porządkowania”.
3. Zadania/pomysły, które nie mają określonego czasu na wykonanie, jak np. przeczytanie jakiejś książki, zapisanie się na kurs językowy, nauka gry na instrumencie - słowem,
to co chcielibyśmy zrobić, co krąży nam po głowie - te sprawy należy umieścić w kategorii: „Kiedyś/Może”.
4. Zadania, które nie wymagają naszego działania, ale informacje w nich zawarte mogą okazać się kiedyś dla nas przydatne - te należy umieścić w „Archiwum”, aby np. takiego typu maile nie zaśmiecały nam skrzynki głównej, ale były w razie potrzeby dostępne.
5. Zadania, które nie potrzebują naszego działania i nie zawierają przydatnych informacji - takowe należy bezzwłocznie usunąć.
III.
Porządkowanie - wszystkie zadania, których wykonanie zajmie nam więcej niż 2 minuty, musimy uporządkować, dzieląc na kategorie.
1. Projekty/zobowiązania - składające się z większej liczby mniejszych zadań.
2. Najbliższe działania - zadania, które muszą być zrobione jak najszybciej.
3. Oczekiwane zadania - takie, gdzie potrzebna jest odpowiedź lub informacja od innych osób.
4. Kalendarz - zadania, które muszą być wykonane w konkretnym dniu/tygodniu/czasie.
IV.
Przeglądanie – w tym etapie niezbędna jest inspekcja listy zadań i kalendarza, kiedy to część zadań może zostać już skreślona jako wykonana, przesunięta do innych kategorii, lub też mogą pojawić się nowe zadania. Przegląd zaleca się robić co najmniej raz w tygodniu, aby optymalnie wykorzystać tę metodę.
V.
Realizacja – etap ten polega na planowaniu i wykonaniu zadań w oparciu o kryteria takie jak: otoczenie, w jakim się znajdujemy, ilość czasu i energii jaką posiadamy, czy priorytet, według którego oceniamy ważność zadania.
Kolejna lista zadań? Otóż nie!
Metoda ta nie jest bynajmniej tworzeniem kolejnej listy zadań, których zapewne mamy sporo już teraz. Ideą tutaj jest zgromadzenie wszystkiego w jednym miejscu (zadania z pracy, listy zakupów, spotkania/zobowiązania, o których chcemy pamiętać), przeanalizowaniu i posortowaniu wszystkich spraw w oparciu o ustalone kategorie oraz kryteria w taki sposób, aby powstała nam jedna przejrzysta lista - swoista mapa tego, co dotychczas przechowywał nasz umysł, a co teraz jest uporządkowane i fizycznie widoczne dla nas, dlatego nie musimy obawiać się, że o czymś zapomnimy.
Metoda „Getting Things Done” jest naprawdę ciekawa i jak dla mnie skuteczna, bo zwyczajnie jest prosta. Jedyne, czego ode mnie wymaga, to dyscypliny, aby raz w tygodniu zebrać moje notatki, karteczki i myśli, przelać je na w jedno miejsce i poświęcić około godziny, aby wszystko usystematyzować.
Serdecznie polecam zapoznanie się z tą metodą i przeczytanie książki Davida Allena, którą w razie potrzeby chętnie pożyczę, być może pomoże ona Wam w ulepszeniu swojej organizacji, nie tylko pracy, ale również w zmniejszeniu stresu, wynikającego z obawy, że o czymś zapomnieliśmy, czegoś nie zapisaliśmy.